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Metodologia Kanban: o que é e como usá-la

Kanban é uma metodologia que tem como principal objetivo auxiliar na gestão visual do controle de tarefas e fluxos de trabalho. Este método é feito utilizando colunas e cartões.
Sua origem veio dos japoneses, mais precisamente gestores da Toyota que desenvolveram a técnica de produção Just In Time (JIT), e o Kanban é uma das ferramentas para facilitar essa abordagem.

Como funciona o Kanban?

O Kanban tem dois objetivos principais:

Ser ágil: quer dizer que permite que as tarefas sejam executadas com rapidez e acompanhando o ritmo de trabalho de equipes que tem prazos apertados e que precisam se organizar e correr contra o tempo.

Ser visual: significa que ele funciona com um esquema de colunas e cartões (que geralmente são coloridos) e assim facilita a visualização do que deve ser feito. Todos os membros da equipe tem acesso, o que torna tudo muito transparente, facilitando retornos quando necessário.

Tipos de Kanban

Os mais conhecidos são os de produção e de movimentação. O de movimentação notifica os diversos setores envolvidos no projeto para que possam realizar uma ação ou quando devem esperar pela ordem subsequente. Já no de produção, se colocam murais (ou se utilizam softwares) em que todas as pessoas responsáveis por desempenhar ações naquela linha de produção tenham acesso às informações.
Geralmente, os murais costumam ser divididos em três seções: To Do (a fazer), Doing (fazendo ou em execução) e Done (feito). Cada seção fica sinalizada e é fixa, e as ações (cards) são colocados em cada linha, e mudando de lugar conforme as tarefas vão avançando:



Mesmo sendo um sistema muito simples e fácil de utilizar, ele é facilmente confundido com To Do List, o que não é! A ideia não é simplesmente jogar as tarefas dentro do quadro, e sim listar atividades por prioridade, pensando em tempo hábil, nº de colaboradores e divisão das tarefas. O Kanban possibilita a visualização e acompanhamento das tarefas e funciona como um sinalizador de prioridades.

Cada empresa pode construir o seu quadro Kanban, basta adaptar à sua realidade e ir testando as melhores opções e definir como funciona melhor para suas equipes.

Selecionamos os softwares que já testamos e que utilizamos aqui na agência para gerir nossos projetos:

Trello
Asana
Todoist

Ambas ferramentas são muito intuitivas e fáceis de utilizar! Tem versões free e são muito eficientes!